Gestión de proveedores

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Lineamientos para radicación y pago de facturas a proveedores

Compartimos aspectos relevantes del proceso estipulado en la Cooperativa para el pago de la factura o cuentas de cobro, derivado de la adquisición de bienes o prestación de servicios, lo cual es fundamental para el cumplimiento de la normatividad aplicable y de alta importancia para cumplir nuestro objeto social:

1. Registro en el RUT: Los proveedores deben contar con el Registro Único Tributario – RUT con las obligaciones tributarias vigentes y con fecha de generación del documento no superior a 90 días. En caso de modificaciones al RUT, el proveedor deberá enviar el documento actualizado a su persona contacto a Confiar.

   Con el objetivo de dar cumplimiento a la normatividad y reglamentación tributaria emitida por la DIAN, periódicamente se realizará actualización de los proveedores que registren con fecha de generación del RUT mayor a un año.

2. Plazo de recepción de facturas y cuentas de cobro: El plazo máximo para recepción de facturas electrónicas notas crédito, notas débito, documentos equivalentes, y cuentas de cobro por parte de CONFIAR, será el veinticinco (25) de cada mes.
   
   
3. Requisitos para recepción de facturas y cuentas de cobro:
   1. El único buzón oficial registrado ante la DIAN para la recepción de facturación electrónica es facturas@confiar.coop, al cual deberán direccionar sus facturas electrónicas, notas crédito, notas débito, documentos equivalentes, y cuentas de cobro. En caso de ser enviadas a otras direcciones se darán por no recibidas, por lo tanto, no serán aceptadas ni consideradas para el proceso de pagos.
      Este buzón es de uso exclusivo para recepción de facturación, favor absténgase de enviar consultas de pagos, solicitud de certificados, anexos o requerimientos de otro tipo.
   2. Todas las facturas deben cumplir con las disposiciones del artículo 617 del Estatuto Tributario.
   3. Las facturas electrónicas, notas crédito y notas debito deberán ser remitidas directamente por el operador tecnológico al buzón de recepción de facturación electrónica. El correo debe contener:
      
      • El formato del comprimido debe ser .zip
      • El .zip debe contener únicamente los formatos indicados: el formato XML y la representación gráfica en PDF del documento.
      • El comprimido y los archivos NO deben tener claves.
      • No digitar caracteres especiales como */$%&#!ªñÑá en el nombre del archivo.
      • El correo SOLO debe contener en un comprimido el formato XML y la representación gráfica en PDF del documento.
      • En caso de que el correo contenga información adicional a la solicitada o no cumpla con las especificaciones de la DIAN, no serán recibidas por el buzón.
   4. Las cuentas de cobro deberán remitirse al buzón de recepción de facturación electrónica teniendo en cuenta los siguientes requisitos:
      
      • Estar denominada expresamente como cuenta de cobro.
      • Número de consecutivo de cuenta de cobro.
      • Apellidos y nombres o razón social y NIT del proveedor como se encuentre en el RUT.
      • Expedida a nombre y NIT de Confiar.
      • Fecha de expedición que corresponda al mes de la recepción.
      • Descripción del servicio prestado o compra realizada.
      • Valor total de la operación.
   5. En la factura o cuenta de cobro se debe especificar el nombre de contacto y agencia o dependencia que solicitó la compra del bien o prestación del servicio.
   6. En cumplimiento de la normatividad de Territorialidad para la aplicación de la retención en la fuente del impuesto de industria y comercio (ICA), deberá emitir de manera independiente una factura o cuenta de cobro por cada ciudad o municipio donde se perfeccione la compra, se despache el bien o se preste el servicio, especificando dentro de la representación gráfica de este documento el municipio.En el caso de servicios de transporte se deberá emitir una factura o cuenta de cobro por cada ciudad o municipio origen del servicio, especificando en la representación gráfica de la factura o cuenta de cobro la ciudad de origen y de destino.
      Así mismo, informar si tiene un tratamiento especial para tal fin (Por ejemplo: autorretenedor de Industria y Comercio, tratamiento especial, exención u otro), debidamente soportado. Revisar el anexo de metodología de territorialidad.
   7. Requisitos para personas naturales que prestan servicios u honorarios como Independientes:
      
      • Certificación de rentas de trabajo para cálculo de retención en la fuente de persona natural: Para efectos de la aplicación de la tabla de retención en la fuente establecida en el artículo 383 del Estatuto Tributario, es necesario que las personas naturales que prestan servicios de manera personal por conceptos de honorarios y servicios, adjunten el certificado de retención en la fuente para rentas de trabajo, sin importar el monto del servicio prestado. Esta certificación debe ser actualizada anualmente con corte a más tardar el 31 de marzo.
      • Planilla y soporte de pago de Seguridad Social de personas naturales con pagos mensuales iguales o superiores a 1 SMMLV (Art.108 parágrafo 2 Estatuto Tributario) : Los proveedores personas naturales que prestan servicios por concepto de honorarios y/o servicios, en el momento que el monto acumulado de las facturas o cuentas de cobro en el mes alcance el salario mínimo mensual legal vigente (SMMLV), deberá adjuntar la copia de la planilla y soporte de pago de la seguridad social correspondiente al periodo de cotización del IBC (Ingreso Base de Cotización) del mes en que se realice el cobro, garantizando que corresponda mínimo al 40% de los pagos facturados en el mes (sin incluir el IVA). El IBC (Ingreso base de cotización) no puede ser menor a 1 SMMLV. El pago de seguridad social debe incluir Salud, Pensión, Fondo de Solidaridad y ARL (según la categoría que aplique).
4. Solicitud de certificados de Retención: Los certificados de Retención deben ser solicitados al correo confiar@confiar.coop o a través de la Línea Confiale 6044441020, indicando el periodo, tipo de retención y datos del proveedor.

CONFIAR, al ser Agente Retenedor, está en la obligación de practicar retención a título de renta, de IVA y de ICA, esta última dependiendo del municipio donde se realice la transacción y de acuerdo con la normatividad vigente.

En caso de no cumplir con los anteriores requisitos la factura o cuenta de cobro no será considerada para el proceso de pago y será rechazada para emisión nuevamente con los lineamientos establecidos.

Lo anterior sin perjuicio de las prohibiciones para ser proveedor de Confiar, contenidas en los estatutos, el Código de Buen Gobierno, el Manual de Ética y Comportamiento y el Manual de Proveedores, Compras y Contrataciones de la Cooperativa, así como a normatividad SARLAFT aplicable por ley.

Documentos de interés

• Rut Confiar
• Certificado renta de trabajo Persona Natural
• Metodología territorialidad ICA y relación municipios y agencias Confiar